Обратная связь сотрудникам, работающим удалённо
По данным отчёта о стрессе и продуктивности, опубликованного порталом wrike.com, 39% сотрудников называют неэффективный обмен информацией основной причиной стресса. Для сотрудников, работающих удалённо, эта проблема имеет ещё большее значение. Работая дистанционно, сотрудник часто испытывает дефицит
информации, в том числе это касается оценки его действий и результатов. Обратная связь в этом случае является не только средством корректировки, но и очень важным инструментом поддержания психологического комфорта.
Особенности предоставления обратной связи
в дистанционном формате
Недостаточный поток обратной связи
Если обратная связь откладывается, то могут быть потеряны важные детали. В результате сотруднику может не хватать информации о том, как руководитель оценивает его работу или коррективы будут запоздалыми или невозможными.
Несбалансированность обратной связи
В дистанционном формате руководитель может пропускать возможности для предоставления позитивной обратной связи, поскольку она не является критичной для продолжения работы. При этом, если произошло что-то критичное, он обязан эту ситуацию разбирать и предоставлять развивающую обратную связь. Это приводит к тому, что сотрудник не видит признания, а ощущает лишь недовольство руководителя.
Сужение информационного потока
При дистанционном общении может теряться часть информации. Например, текст письма или файлы могут быть неправильно интерпретированы. А обсуждение непростых моментов, которые при общении в офисе были бы нивелированы улыбкой, тоном голоса, похлопыванием по плечу, получается более формальным.
Правила предоставления обратной связи сотрудникам, работающим дистанционно
Минимальная задержка
Важно осуществлять обратную связь как можно скорее после события, к которому она относится, пока это событие ещё свежо в памяти. В этом случае она будет лучше восприниматься и запоминаться, а в дальнейшем к ней легче будет апеллировать.
Факты и впечатления
Предоставьте сотруднику доступ к статистике по результатам выполненной им задачи, высылайте отчёты о работе, связанной с ним. Делитесь своими впечатлениями о том, как был принят тот или иной проект клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами.
Этот пункт важен для всех категорий сотрудников, но сотрудник на удалённой работе в большинстве случаев не может собрать информацию сам или сделать вывод об успехе или неуспехе проекта по каким-то косвенным признакам.
Ресурсное состояние руководителя
Стоит учитывать собственную способность осуществлять конструктивную обратную связь в данный момент. Для этого потребуется оценить, достаточно ли времени и информации, а также насколько сильно эмоционально заряжено состояние руководителя. Иначе велика вероятность того, что обратная связь не будет конструктивной и не поможет изменить поведение сотрудника.
Планирование обратной связи
Если вносить в календарь слоты для обсуждения текущих результатов и имеющихся вопросов один или два раза в неделю, то удастся избежать неудобств, связанных с разницей в часовых поясах или возможной занятостью одной из сторон. Такой формат обсуждения также позволит снять стресс с обеих сторон при обсуждении сложных ситуаций. Разговор по видео (Skype, Zoom, WhatsApp, Hangouts, Google Meet, Facetime, Cisco Webex) также потребует дополнительного планирования (найти подходящее место для удалённого обсуждения).
Использование правильного канала для предоставления обратной связи
  • Предпочтительнее использовать средство связи, которое позволяет видеть собеседника.
  • При телефонных звонках (или голосовых звонках в мессенджерах) помните про невербальные слышимые сигналы (тон, скорость, эмоциональная окраска голоса).
  • Для быстрого обсуждения небольших деталей можно использовать мессенджер.
  • Если же сотрудника необходимо поблагодарить за отлично сделанную работу, то предпочтительнее делать это настолько публично, насколько вам позволяют имеющиеся средства и план коммуникации, например, на ближайшей онлайн-встрече команды.
Двусторонняя коммуникация, диалог с сотрудником для обеспечения принятия обратной связи
Очень важно, чтобы предоставление обратной связи не превращалось в монолог руководителя. Ведь, когда сотрудник повесит трубку, он останется один на один со своей областью для развития, и если согласие не было достигнуто, то разговор прошёл даром.

Запрашивайте обратную связь у сотрудника. Дистанционный канал коммуникаций имеет ограничения с обеих сторон. Помните, что сотрудник зачастую сам может подсказать вам, как с ним лучше взаимодействовать.
Контроль за эмоциональным уровнем в коммуникации
Поскольку полутона эмоций плохо передаются на расстоянии, обратная связь становится жёстче и может быть более обидной для сотрудника. И у него, соответственно, возникает сопротивление к словам руководителя, ему становится сложнее принять такую обратную связь. Поэтому для руководителя важно:
  • контролировать своё эмоциональное состояние - тон голоса поддерживающий, а не укорительный;
  • эмпатически слушать сотрудника, оценивать его эмоциональное состояние и пытаться понять, готов ли он принять обратную связь, согласен ли с рекомендациями;
  • осознано подходить к использованию эмоциональной окраски и стилистических оборотов в письменной коммуникации.
Обратная связь коллег
Обратная связь — это не только инструмент менеджера. Организуйте возможность обмениваться обратной связью в команде и на горизонтальном уровне. Это поможет снизить дефицит взаимодействия между коллегами и поможет решать сложные задачи за счёт обмена опытом.
Баланс между признанием и развивающей обратной связью
Поскольку при дистанционной работе есть опасность преобладания развивающей (или негативной) обратной связи, руководителю следует прикладывать осознанные усилия для обеспечения достаточного уровня позитивной обратной связи: и при общении один на один, и при обсуждении итогов со всей командой.
Осознанное отношение к предоставлению обратной связи позволит руководителю обеспечить оптимальный уровень психологического комфорта сотрудника, работающего дистанционно, и, как результат, его высокую вовлечённость и мотивацию.
При подготовке материалов использовались следующие источники: