Постановка задач сотрудникам
на расстоянии
Постановка задач при дистанционной работе основана на тех же принципах, что и при работе лицом к лицу. Поэтому будут актуальны те же инструменты, например, SMART (напомним их: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной должности и иметь чёткие временные ориентиры для выполнения).
При этом дистанционный сотрудник, как правило, работает самостоятельно,
и текущий контроль над ним сильно ограничен.
В результате возрастает роль таких факторов, как правильное понимание задачи, вовлечённость, а также некоторых технических особенностей управления.
Рассмотрим их подробнее.
Как руководитель может проверять понимание задачи?
Руководитель может проверять понимание задачи с помощью контрольных / уточняющих вопросов. Важно задавать вопросы правильно.
Руководитель:
"Тебе всё понятно?"
Сотрудник:
"Да".
После ожидаемого ответа "да", стороны расходятся, ничего не прояснив.
Руководитель:
"Повтори, что ты понял?"
Сотрудник:
...
Такой подход лучше приближает руководителя к цели, однако является слишком грубым и может обидеть сотрудника.
Руководитель:
"Расскажи, с чего ты начнёшь? Какие будут этапы работы? Какие ты видишь риски?"
Сотрудник:
"Во-первых..."
Использование подобных вопросов позволит прояснить понимание сотрудником задачи без лишнего давления.
Факторы, которые важно учитывать при постановке задач сотруднику, работающему удалённо:
1. Правильное понимание задачи
На уточнение деталей в удалённом формате взаимодействия может уйти существенно больше времени, чем при совместной работе в офисе. Поэтому критически важно, чтобы руководитель подробно объяснил и задокументировал задачу, а сотрудник её правильно понял. Важно дать сотруднику возможность осмыслить задачу и порядок действий, а после этого проверить, всё ли он правильно понял.
2. Чёткие задачи или установка стандартов работы?
Язык SMART хорошо подходит для долгосрочного планирования. Если для ежедневной работы он оказывается для вас неудобным или слишком громоздким, а обсуждаемые параметры не всегда поддаются чётким измерениям, возможно, вам будет более удобен инструмент «установка стандартов или ожиданий».
Фраза руководителя «я ожидаю от тебя…» помогает объяснить стандарты выполнения работы и степень автономности сотрудника, оставляя при этом поле для проявления инициативы.
3. Степень готовности сотрудника выполнять задачу
В зависимости от того, насколько сотрудник готов справиться с задачей, способ её постановки будет разным. Если задача для сотрудника совсем новая, то руководителю необходимо детально его проинструктировать: что и в какой последовательности следует выполнить, в какие сроки и как отчитаться.

Работая с более опытным сотрудником, руководитель может объяснить ключевые моменты, а детали предложить определить ему самому. Поскольку в дальнейшем может не быть возможности подробно обсуждать ход работы, нужно сразу определить критические точки и исключить разночтения.

Наконец, сотрудника-эксперта можно попросить самостоятельно составить план работы, обсудить его с вовлечёнными сторонами и только после этого прислать вам на согласование.
4. Документирование задач и этапов
Выработанный тем или иным способом план действий должен существовать в виде подробного и однозначного документа, который доступен онлайн на постоянной основе.

Если этот документ доступен для редактирования, то сотрудники смогут отмечать продвижение к целям, а руководитель будет без лишней отчётности видеть, чем занимается команда.

Для этого можно использовать следующие инструменты:
- таблицу, размещённую на сетевом диске или в Google Docs, Box, Dropbox, OneDrive и других (с управляемым доступом для сотрудников);
- список задач в почтовой программе;
- специальную программу-трекер, например, Trello, Jira или другие.
5. Ресурсы
Необходимо проверить, что у сотрудника есть в наличии всё необходимое для работы: оборудование, доступ к системам и программам, базам данных, трекер задач и т.д. Необходимая для работы информация должна быть легкодоступна, чтобы на её поиск не тратилось много времени.
6. Контакты и взаимодействие
Желательно проследить, чтобы сотрудники корректно взаимодействовали друг с другом, обеспечить понятное разделение ответственности и задач. Также необходимо помочь сотруднику выстроить взаимодействие с ключевыми лицами в его регионе: это могут быть внешние и внутренние клиенты, коллеги из соседних подразделений и т.д.
7. Временной лаг
Коммуникация с сотрудником, находящимся в другом часовом поясе, займёт дополнительное время. Если сотрудник работает на Дальнем Востоке, а руководитель в Москве, то, скорее всего, их общение будет происходить "через ночь": ответы на вопросы оба будут получать лишь на следующий день. Эти коммуникационные задержки также следует учитывать при планировании работ.
8. Вовлечённость
Если у сотрудника, работающего дистанционно, нет внутреннего согласия, что задачу нужно выполнить, причём именно таким способом, как договорились с руководителем, то он обязательно найдёт возможность сделать что-то по-своему, позднее или вообще не делать.
Как руководителю обеспечить вовлечённость сотрудника и принятие им ответственности за выполнение работы?
— Включать сотрудника в планирование целей и задач, поощрять его инициативу. Ведь если сотрудник сам обратился к руководителю с идеей, получил одобрение, то у него будет больше желания воплотить эту идею, чем если она была спущена сверху.
— По возможности применять стиль руководства, когда руководитель не столько инструктирует, сколько помогает сотруднику самому справиться с задачей (подойдет наставнический / коучинговый стиль).
Алгоритм действий при постановке задач сотрудникам, работающим дистанционно
1
Определить цели самостоятельно или в ходе диалога с сотрудником
2
Проверить правильность понимания целей и планируемых методов работы у сотрудника
3
Заложить ориентиры по времени, приоритеты и критические точки по ходу выполнения
4
Проверить, чтобы у сотрудника были все необходимые ресурсы и контакты
5
Вовлечь сотрудника в то, чтобы он взял на себя ответственность за выполнение задачи или следование стандартам
6
Задокументировать принятые договоренности