Организация дистанционной работы сотрудников
Перевод сотрудников на удалённый формат работы сопряжён с организационными сложностями в части кадрового администрирования, а также с различными кадровыми и юридическими рисками. Поэтому особенно важно правильно оформить перевод сотрудников на дистанционный формат работы и проработать узкие моменты в процессе кадрового администрирования.
Порядок действий.
1. Определить список работников (или должностей), которых безболезненно для бизнес-процессов можно вывести на дистанционную работу.

2. Определить правила организации дистанционной работы (как будет выстроена работа).

3. Организовать техническое обеспечение процесса дистанционной работы.

4. Подготовить и провести коммуникацию с работниками по их переводу на дистанционную работу и дальнейшему порядку работы.

5. Документально оформить переход на дистанционную работу .
Основные документы при переводе сотрудников на удалённый формат работы.
1. Приказ о переводе сотрудников на удалённый формат работы под подпись сотрудников.

2. Дополнительные соглашения к трудовому договору.
Поскольку при дистанционной работе работник использует оборудование (как правило, компьютер и мобильный телефон), то в трудовом договоре также должен быть урегулирован порядок оплаты использования оборудования и сопутствующих расходов.

Заключение трудового договора и обмен иными правовыми документами с работниками возможны в электронной форме только при условии наличия у сторон усиленных квалифицированных электронных подписей. В иных случаях действует бумажный порядок документооборота.
Ниже мы приводим ответы экспертов компании СБЕР Решения на самые важные и часто задаваемые вопросы, которые поступают на «горячую линию» консультаций по вопросам перехода на удаленный формат работы.
1. Какие у меня риски при переводе работников на удаленный формат?
Существуют организационные и правовые риски.
К организационным относятся, например, риск менее оперативной работы сотрудников в дистанционном режиме, риск несоблюдения графика работы и прочее.
К правовым рискам относятся риски административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушения трудового законодательства в оформлении документов для введения дистанционной работы (штраф до 5000 руб. на должностное лицо, до 50 000 руб на компанию).
2. Должен ли сотрудник сообщать свой адрес, по которому будет работать?
Да, это обязательное условие договора о дистанционной работе. В договоре необходимо указать место фактического исполнения работником трудовых обязанностей. При этом ТК РФ в общем случае не требует уточнения места работы до конкретного адреса.
3. Можно ли оформить простой вместо перевода на удалённый формат работы?
Под простоем следует понимать временную приостановку работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, при этом он может быть как по вине работодателя, так и по независящим от него причинам.
По состоянию на 17.03.20 отсутствуют нормативные акты, которые запрещают работу в офисе. В этой связи полагаем возможным введение простоя по вине работодателя ввиду причин экономического характера. Документы для введения простоя рекомендуется согласовать с квалифицированным юристом, поскольку от их содержания будет зависеть правомерность направления работников в простой.
4. Можно ли оформить сотрудникам отпуск за свой счёт вместо перевода на удалённый формат работы?
Отправлять работников в отпуск за свой счёт неправомерно. Работодатель не вправе склонять работников к использованию отпуска без сохранения заработной платы без наличия у работников такого желания.
5. Кто отвечает за соблюдение техники безопасности при удалённой работе?
В условиях дистанционной работы за соблюдение техники безопасности отвечает работник. Работодатель обязан обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и провести инструктажи по работе с оборудованием и средствами труда, предоставленными работодателем.
6. Необходимо ли вносить изменения во внутренние нормативные акты компании при переводе на дистанционную работу?
По общему правилу вносить изменения в локальные нормативные акты в связи с введением режима дистанционной работы не требуется. Однако, если в действующих документах установлен запрет на дистанционную работу, то внести изменения рекомендуется.
7. Требуется ли сдавать дополнительные обязательные отчёты в связи с переходом на дистанционную работу?
Нет, дополнительные обязательные отчёты по дистанционным работникам не сдаются.
8. Какие существуют особенности по переводу иностранных сотрудников на удаленный формат работы?
При оформлении трудового договора о дистанционной работе с иностранцем, работающим на территории РФ, при указании места работы в трудовом договоре или дополнительном соглашении важно проверить, чтобы адрес соответствовал территории, указанной в разрешении на работу или патенте. Так как законодательно установлено, что иностранные граждане должны осуществлять трудовую деятельность в том же субъекте Российской Федерации, в котором им выдано разрешение на временное проживание или на территорию которого распространяется действие разрешения на работу.
9. Что делать, если сотрудник заболел во время дистанционной работы – он должен брать больничный?
Если сотрудник находится на дистанционной работе и готов продолжать работу, то дополнительных действий предпринимать не требуется. Если сотрудник не готов продолжить работать дистанционно, то он должен получить больничный лист и передать его в HR-службу или бухгалтерию своей компании.
10. Необходимо ли сотрудникам с ЭЦП приезжать в офис для ознакомления с документами?
Нет, если в компании принят электронный документооборот, то личное присутствие сотрудника не требуется.
11. Какие существуют особенности ведения трудовой книжки для дистанционных работников?
Трудовой кодекс РФ разрешает не вносить в трудовую книжку запись о дистанционной работе и даже не оформлять трудовую книжку, если дистанционный работник устраивается на работу впервые (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Но (в силу указанной нормы) это допустимо, только если между работником и работодателем имеется соответствующее соглашение. Обращаем ваше внимание, что несмотря на то, что форма такого соглашения законодательно не установлена, его целесообразно оформить письменно, прописав в условиях трудового договора или составив отдельный документ. Например, заявление, написанное работником и завизированное работодателем.
12. Какие существуют особенности при заключении электронного трудового договора с дистанционным работником?
В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключён с помощью обмена электронными документами, работодатель не позднее трёх календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе (оформленный надлежащим образом).
К особенностям электронного договора о дистанционной работе можно отнести следующее:
  • обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя; присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
  • устанавливается определённый режим работы, если это важно для работодателя, а также порядок предоставления отпусков;
  • оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
  • содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
  • отражается объём компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
  • устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
  • определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
  • отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.
Рекомендации - проверьте договор о дистанционной работе на наличие обязательных реквизитов:
  • условие об использовании усиленных квалифицированных электронных подписей дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ);
  • условие о сроке для направления подтверждения о получении электронного документа от другой стороны договора (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ);
  • дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
  • дополнительные условия для расторжения трудового договора с дистанционным работником (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Если вы не нашли ответа на свой вопрос в предложенном списке, обращайтесь на бесплатную Всероссийскую горячую линию по организации дистанционной работы по телефону 8 800 700 94 82. Это единый телефон для обращений, который работает в режиме 24/5.
Спасибо, что уделили время и заполнили анкету. Ваше мнение очень важно для нас!
Оцените, пожалуйста, по шкале от 1 до 10, насколько Вы удовлетворены содержанием курса
(10 – полностью удовлетворен, 1 – абсолютно не удовлетворен)
1
10
Оцените, пожалуйста, по шкале от 1 до 10, насколько Вы готовы рекомендовать изучение этого курса своим знакомым руководителям
(10 – точно порекомендуете, 1 – точно не порекомендуете)
1
10
Пожалуйста, поделитесь комментарием. Что было наиболее полезно для Вас в курсе?
Пожалуйста, поделитесь комментарием. Что бы Вы изменили или добавили?